Viết, thuyết trình và tổ chức event

1. Viết kế hoạch (Planning proposal)

Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng (Idea), tuy nhiên các Ý tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa trên Ý tưởng đó.Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp trên bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả…

Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được “mặt mũi” chương trình, thông thường phải có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân khấu… Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch của bạn càng hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn (nhưng dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn).

Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty), hay Báo giá (làm cho khách hàng).

2. Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation)

Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho Sự kiện, bạn bắt đầu cho bước Gặp khách hàng/Cấp trên để Present (thuyết trình) kế hoạch của mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho bạn tiến hành.

3. Tổ chức triển khai (Execution)

Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực hiện. Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn đã có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế (Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài chánh (Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PR-Media)…

Tham khảo: http://thangvietevent.vn

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s